Performans Denetimi

A- PERFORMANS DENETİMİNİN TANIMI

Performans denetimi (operational audit, performance audit) bir örgütün faaliyetlerinin verimliliği ve etkinliğini değerlemek amacıyla bu faaliyetlerle ilişkili usul ve yöntemlerin uygulanışının gözden geçirilmesini kapsar. Performans denetiminde, denetçilerden tarafsız gözlemlerde bulunması ve belirli faaliyetlerin ayrıntılı analizini yapması beklenir. Performans denetiminde, faaliyet sonuçları verimlilik ile varsa kârlılık ve ekonomiklik standartlarıyla karşılaştırılır ve örgütün önceden belirlenmiş amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşmadığı ölçülür. Denetimin kapsamı, örgütün tamamı veya bir bölümü, bir şubesi ya da üretim, finans, pazarlama gibi bir fonksiyonu olabilir.

---

Performans denetiminde, finansal ve finansal olmayan bilgileri değerlemek amacıyla kriterleri belirleme son derece sübjektif bir konu olduğundan, faaliyet denetimi yönetim danışmanlığına benzer. Denetimin sonunda faaliyetlerde etkinlik ve verimliliğin artırılmasına ilişkin önerilerde bulunulur. Performans denetimi, kamu ve özel sektör işletmelerinde iç denetçiler tarafından, ayrıca kamu kuruluşlarında kamu denetçileri tarafından yürütülür.

Performans denetimini açıklayan tek bir tanım  bulunmamaktadır. Gerek Türkiye?de gerekse diğer ülkelerde diğer denetim türlerinin tanımlanmasında olduğu gibi performans denetimi konusunda da ortak bir tanım olmadığı gibi bir karmaşıklık (jungle), çeşitlilik ve geniş bir açılım görüntüsünü sunmaktadır. Günümüzde gerek işletme faaliyetlerinin yürütülmesinde, gerek işletme yönetimi tekniklerinde, gerekse denetim yöntemleri, denetim teknikleri ve denetim kapsamında hızlı değişim ve gelişim; kamu yönetimi ve denetimi, işletme yönetimi, performans yönetimi, paranın karşılığı denetimi, toplam kalite yönetimi ve denetimi, uygunluk denetimi, finansal denetim ve performans denetimi ile genelde yönetim ve denetim konusundaki kavramlarda ortak amaçlar belirlenmesini, ortak tanımalar yapılmasını ve ortak sonuçlar çıkarılmasını engellemektedir. Ancak bu durumu yönetim ve denetim kapsamında olumlu anlamlarda değerlendirmek gerekir. Çünkü bu konulardaki değişim ve gelişimleri yönetim ve denetim konularında engelleyici, sınırlayıcı, kısıtlayıcı anlamlarda değil, değişimi ve gelişimi çoğaltan, zenginleştiren, önünü açan anlamlarda değerlendirmek gerekmektedir. 

Faaliyet denetimi, yönetimin denetimi, yönelimli denetim, işlemsel denetim, işletme denetimi, verimlilik denetimi, etkinlik denetimi, program denetimi gibi  kavramlar performans denetimine eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Türkiye?de ilk defa 1938 yılında çıkarılan 3460 sayılı Kanunla, KİT?lerin Yüksek Denetleme Kurulu tarafından denetilmeleri kârlılık-verimlilik-iktisadilik (tutumluluk) ilkeleri doğrultusunda yapılmaları öngörülerek, ekonomik denetimin önemli bir kısmı olan performans denetiminin ilk tanımı yapılmıştır. Günümüzde Yüksek Denetleme Kurulu denetimine tabi kuruluşlarda performans denetimi yapan tek denetim organı olma özelliğini sürdürmektedir. Performans denetimine 1996 yılında 832 sayılı Sayıştay Kanuna ilave yapılarak Sayıştay denetimine tabi kuruluşlarda etkinlik-verimlilik-tutumluluk denetimi yapılabileceği öngörülerek Türkiye?de ekonomik denetim tanımına benzer değişik bir tanım getirilmiştir. Ancak Sayıştay?ın bugüne kadar performans denetimi konusunda bir uygulaması olmasa da, denetimine tabi kuruluşlarda uygunluk-düzenlilik denetimi yanı sıra performans denetimi yapma isteğinde olduğu görülmektedir. Bunun yanında, uygunluk denetimi, finansal denetim ve performans denetimi birbirine karşı olan, birbirini yok eden, birbirinin yerine geçen denetim türleri olmayıp, birbirlerini tamamlayan, birbirlerini güçlendiren, birbirlerini geliştiren denetim türleri olduğu unutulmamalıdır. Çünkü ekonomik denetim kavramı, her üç denetim türünü de içermektedir.

Bir kuruluşun programının, faaliyetinin veya fonksiyonlarının tarafsız bir gözle incelenerek etkinlik-verimlilik-ekonomiklik olanaklarını belirlemeyi amaçlayan performans denetimi; sermaye araçlarının, kullanılan fonların ve/veya insan kaynaklarının yönetiminde hesap verme sorumluluğu (accountabilitiy) mekanizmasının işlerliğine yardım eden bir denetim türüdür. Performans denetimi nasıl tanımlanırsa tanımlansın, tüm tanımlar; başarı ve başarısızlığın ölçülmesi, başarı ve başarısızlığın nedenlerinin belirlenmesi ve çözüm önerileri  şeklindeki ortak özellikler taşırlar.

Günümüzde gelişmiş ekonomilerde özel kesim kuruluşları hiçbir yasal zorunlulukları olmadığı halde; başarı ve başarısızlıklarının ölçülmesi, başarı ve başarısızlıklarını nedenlerinin belirlenmesi ve çözüm önerilerinde bulunulması amacıyla bağımsız dış denetim kuruluşlarından performans denetimi talebinde bulunmaktadırlar.

B- PERFORMANS YÖNETİMİ

İşletme kültüründe performans, bir iş yapan bireyin yada işletmenin o işle amaçlanan hedefe yönelik olarak nereye varabildiği, başka bir anlatımla neyi sağlayabildiğinin nicel (miktar) ve nitel (kalite) olarak anlatımıdır. Diğer bir anlatımla performans, işletme amaçlarının gerçekleştirilmesi için gösterilen tüm çabaların değerlendirilmesidir.

Performans yönetimi, örgütü istenen amaçlara yöneltme amacıyla örgütün mevcut ve geleceğe ilişkin durumları ile ilgili bilgi toplama, bunları karşılaştırma ve performansın sürekli gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli düzenlemeleri ve etkinlikleri başlatma ve sürdürme görevlerini yüklenen bir yönetim sürecidir.

Performans yönetimi, örgütlerde tüm çalışanları performansın sürekli gelişimini hedefleyen ortak amaçlarda birleştirmeyi ve bu amaçlara ulaşmak için gerekli planlama-ölçme-yönlendirme-kontrol işlevlerini, yönetimin diğer işlevleri ile eşgüdümlü olarak yürütmeyi öngören bir yönetim biçimidir.

Muhasebe, finansman, üretim, stok kontrolü, iş ölçme yöntemleri gibi klasik sistemler ile birlikte işletme performansını yeni anlayışlar çerçevesinde yansıtacak yeni ve uygun göstergeleri ve modelleri içeren ve performansın geliştirilmesini amaçlayan daha dizgesel ölçüm ve denetim sistemleri kullanılmaktadır. Çünkü günümüzde işletmelerin yaşayabilirliği ve büyümesi sadece verim-maliyet-kâr gibi performans boyutları ile belirlenebilir olmaktan çıkmıştır. Yaşayabilirliğin günümüzdeki koşulları yeni kalite anlayışı, yaratıcılık, yenilik, risk alma, müşteri doyumu, yönlendirici ve katılımcı yönetim, esneklik gibi unsurlar olmuştur.

Modern yönetim anlayışı performans ile ilişkili kalite yönetimi ilkeleri ile biçimlenmeye başlamıştır. Toplam kaliteli yönetiminin en önemli maçalarından biri, yönetimi geliştirmedir. Yönetimi geliştirme ise planlı, yönlendirilmiş ve sistematik bir süreç olup, işletmenin hedeflerine yönelik amaç ve stratejilerini gerçekleştirmesini sağlayacak ortaya konulan çabaların tümü olarak tanımlanabilir. Performans yönetiminin içeriği aşağıdaki gibi özetlenebilir.

-  Örgütün geleceğine yönelik vizyon oluşturmak,
-  Mevcut durumu inceleyerek geleceğe yönelik stratejiler belirlemek ve planlamak,
-  Performans gelişimleri ile ilgili girişimleri tasarımlamak, geliştirmek ve uygulamak,
-  Hedeflenen yöne gidilip gidilmediğini, nasıl gidildiğini gösterecek bir ölçüm ve değerlendirme sistemini tasarımlamak, geliştirmek ve uygulamak,
-  Performans düzeyini sürekli geliştirmeyi sağlayacak ödüllendirme ve özendirme sistemleri kurmak,
-  Bütün bu amaçlara ulaşmak için örgüt yapısını yeniden düzenlemek.

C- PERFORMANS DENETİMİNİN BOYUTLARI

İşletme performansı geniş bir boyut içerisinde aşağıdaki sorulara yanıt arayan bir kavram olarak ortaya çıkmaktadır.

- Şimdi neredeyiz ?
- Daha ne kadar iyi olabilirdik ?
- Nerede olmalıyız ?

Bu üç temel soru işletme performansının ne anlama geldiğini az çok açıklamaktadır. Yine bu üç temel soru işletme performansının tanımlanması ve değerlendirilmesine ilişkin alanları belirlemektedir. Aynı zamanda işletmelerde performansın geliştirilme alanlarına bir çerçeve çizmektedir. İrdelemeler, işletmenin yaşamını sürdürme ve büyümesini sağlamak için uzun dönemde örgütsel yapı, görev ürün ve süreç tasarımlarında yapması gereken yenilikleri ve değişiklikleri ortaya koymaktadır.

Örgütsel sistemlerde performans alanlarını, performans boyutlarını belirleyici yönetim görüşleri sürekli bir değişim göstermektedir. Dönem, dönem performansı belirleyici olarak farklı boyutlar ortaya konulmaktadır. Endüstri devriminin başlangıcında bu boyutlar kâr-maliyet olarak belirginleşirken, daha sonraki dönemlerde kâr-maliyet-verimlilik üçgeni biçimine dönüşmüş, giderek bu üçgene kalite ve müşteri doyumu eklenmiştir. Son dönemlerde bu sınıflandırmaya çalışanların davranışı, pazar durumu, ürün liderliği, kamu sorumluluğu gibi daha yeni boyutlar katılmıştır. Son dönemlerdeki sınıflandırmada, örgütsel bir sistemde performans kavramı yedi performans boyutu ile tanımlanmaktadır.

1-    Etkenlik (effectiveness):

Örgütlerin tanımlanmış amaçlarına ve stratejik hedeflerine ulaşmak amacıyla gerçekleştirdikleri etkinliklerin sonucunda, bu amaçlara ulaşmak amacıyla gerçekleştirdikleri etkinliklerin sonucunda bu amaçlara ulaşma derecesini belirleyen bir performans boyutudur. İşletmelerde amaç çeşitliliğini göz önüne aldığımızda etkinlik ölçü olarak alınabilecek çok çeşitli göstergelerin kullanılabileceği görülmektedir. Etkinliğin başka bir tanımı, doğru şeylerin yapılmasıdır. Buradaki şeyler, hedefler, amaçlar, etkinlikler anlamında kullanılmaktadır.  Bu tanıma göre etkenlik, işletmede seçilen amaçların ve yapılan işlerin uygun ve doğru olup olmadığının, bu işlerin zamanında, doğru kalitede ve istenilen miktarda gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin bir göstergesi olarak kabul edilmektedir.

Etkenlik, işletmenin kısa ve uzun dönemli amaçlarına ulaşmak için yerine getirdiği görevlerin sonuçlarının dolaylı göstergesidir.  Amaçlara ulaşma ve görevleri yerine getirme k için kullanılan araçlar etkinliklerdir. Etkinliklerin sonucu çıktı olarak tanımlanan ürün ve hizmetlerdir. Sonuçlar, çıktılarla elde edilen nitel ve nicel değerlerin ifadesidir. Amaçlar ise işletmenin kısa ve uzun dönemli varlığının gereği olarak kabul ettiği ilkeler, hedefler, stratejiler çerçevesinde belirlenenlerdir. Etkenlik kavramında önemli noktalardan biri çıktı ve sonuç tanımlarıdır. Etkenlik kavramında çıktı, gerçekleşen etkinliklerin sonucu olarak tanımlanmaktadır. Burada sonuç ise, amaçları nitel ve nicel boyutları ile ifade eden bir terimdir. Etkenlik ölçümleri en basit açıklama ile işletmenin gerçekleştirmeyi amaçladıkları ile elde ettikleri arasında yapılan bir karşılaştırmadır.

                      Gerçekleşen çıktı
Etkenlik = -------------------------
                         Beklenen çıktı

Etkenliğin teknik ve ekonomik anlamda ölçülmesinde kullanılacak en yaygın göstergeler şunlardır.

                                           Gerçekleşen üretim
Üretim etkenliği = ----------------------------------------
                                     Beklenen (planlanan) üretim

                                        Gerçekleşen kâr
Ekonomik etkenlik= -----------------------------
                                           Beklenen kâr

Bu göstergelerden elde edilen sonuç birden büyükse, örgüt olması beklenenden daha etken, birden küçükse daha düşük performans göstermiş demektir.

2-Verim ve girdilerinden yararlanma (economy, ekonomiklik, tutumluluk, rate of utilisation, efficiency):  

Bir işletmenin, ürün yada hizmet üretme süreci içinde üretim kaynaklarından ne düzeyde yararlandığını yada bu üretim kaynaklarını nasıl kullandığını gösteren bir performans boyutu olarak tanımlanmaktadır. Verim ve girdilerden yararlanma göstergeleri performans geliştirme sürecinde ?şimdi neredeyiz?? ve ?daha nasıl iyi olabiliriz?? sorularına yanıt verme işlevi üstlenirler. Bir işletmede mevcut iç ve dış olanaklar ve kısıtlamalar altında işgücünden, makine kapasitesinden yararlanma oranları gibi potansiyel kaynaklardan nasıl ve ne düzeyde, yararlanıldığını gösteririler. Verim etkenlikte olduğu gibi işletmenin çıktıları ile değil girdileri ile yani tüketimi ile ilgilidir, amaçlara değil araçlara yöneliktir. Bir örgüt etken olduğu halde verimli olmayabilir, verimli olduğu halde etken olmayabilir, etken olmadığı gibi verimli de olmayabilir. Çok etken bir işletme verim düşüklüğü nedeniyle batabildiği gibi, yüksek verimli bir işletme eğer yanlış işler yapıyorsa (etkenliği düşükse) yine batabilir. Etkenlik başarı için temeldir, verim bu başarıyı sağlamlaştıran bir etmendir. Önemli olan işletmede en küçük etkinliğin bile etkenliğini sağlamak, etken olmayan tüm etkinlikleri verimi ne kadar yüksek olursa olsun azaltmak yada elemektir.

Verim ve verimlilik arasında daha açık ve doğrusal bir ilişki vardır. Verim artırıldıkça verimlilik de artar. Verim işletmenin mevcut kaynak potansiyeli ile bu potansiyelin kullanılan bölümü arasındaki ilişkiyi irdeler, verimlilik ise sadece kullanılan kaynakların üretim gücünü değerlendirir. Bu durumda verim, işletmenin tüm kaynak potansiyelinden mümkün olan en yüksek düzeyde yararlanma olanağını araştırmakta önemli  bir rol oynamaktadır. Verimlilik ise bu olanağa dolaylı olarak dikkat çekmektedir.

En başarılı işletmelerde bile mevcut kaynak potansiyelinden nicel ve nitel anlamda tam olarak yararlanılamaz. İşletme dışı etmenlerin yanında işletme içindeki teknik ve yönetsel nedenlerle kullanılan kaynak düzeyi, potansiyel kaynak düzeyinden daha düşük olduğu gibi tüketilen kaynakların gerçek üretim güçleri de potansiyel üretim güçlerinden daha düşük gerçekleşir. Ancak buna karşın optimum bir düzey söz konusudur. Bu düzey işletmelerin mevcut girdilerinde önlenemeyen nedenlerle ortaya çıkabilecek kayıpları göz önüne alarak hesaplanan bir performans düzeyidir (standart performans düzeyi). Verim oranı, kaynak kullanımını bu düzeyi temel alarak irdeler, bu düzeyde tüketilmesi beklenen kaynaklarla, gerçekte tüketilen kaynaklar arasındaki ilişkiyi ve nedenlerini ortaya koyar. Verim ve verimlilik arasındaki ilişkiler aşağıdaki oranlar yoluyla ölçümlenir.

                               Tüketilmesi beklenen kaynaklar
Verim oranı = ------------------------------------------ X 100
                               Tüketilen (kullanılan) kaynaklar

Bu oran her türlü girdi için kullanılabilmektedir. Böylece işgücü, makine, malzeme, enerji, sermaye gibi üretim faktörlerinin (kaynaklarının) verim düzeylerini ölçebilmek mümkün olmaktadır. Girdi kullanımında saptanmış standart ya da tahmin düzeylere (işletme bütçesi) ulaşılması durumunda verim % 100 olur ve beklenen-hedeflenen (standart) performansa eşittir. % 100 den büyük bir oran standarttan daha yüksek bir verim düzeyini gösterir. Oranın % 100 den küçük olması ise verimsizliğin veya düşük verimin göstergesidir.

                                    Tüketilen kaynaklar
Yararlanma oranı = ---------------------------- X 100
                                   Potansiyel kaynaklar

Yararlanma oranlarında karşılaştırma, mevcut koşullarda var olan tüm kullanılabilir (potansiyel) girdi miktarı temel alınarak yapılmaktadır. Sonuçta girdilerden yararlanma düzeyi belirlenir ama bu yararlanmanın ne kadar verimli bir biçimde gerçekleştiği açıklanamaz. Bu olgu verim oranları ile açıklığa kavuşturulur.

                                    Yararlı çıktı              Girdiler - Kayıplar
Teknik verim oranı= ----------------- = -------------------------- ? 1
(randıman)                         Girdi                           Girdi

Verim boyutuna dar bir bakış açısı ile yaklaşan bu oran, girdilerden elde dilen yararlı çıktı ilişkisi olarak açıklanmakta ve bir üretim kaynağının performansını ya da kaynağın kullanımındaki verim göstergesi olarak kabul edilmektedir. Bu oran 1 den büyük olamaz, oran 1 e yaklaştıkça verimlilik artar ve maliyetler düşer.

                                Yararlı çıktı            Girdi+kâr
Ekonomik verim= ----------------- = --------------- ? 1
                                      Girdi                   Girdi

                              Çıktı ? girdi              Çıktı
Kâr verimliliği= ------------------ = (------------) - 1
                                  Girdi                    Girdi

Muhasebe ve ekonomi açısından verim oranları süreç içinde yaratılan katma değer nedeniyle bir çıktı/girdi (output/input) ilişkisi içinde yorumlanmaktadır. Bu oranlarda verim ya da verimliliğin 1 e eşit ya da 1 den büyük olması amaçlanmaktadır. Çünkü bütün işletmeler yaşamlarını sürdürmek ve büyümek için çıktı değerlerini (satışlarını) en azından girdi maliyetlerine eşitlemek ve daha fazla olmasını sağlayarak kârlı bir işletme olmak zorunluluğundadırlar.

3- Verimlilik (productivity):

Verimlilik çıktının girdiye oranı olup, kaynakların ne ölçüde etken ve etkili kullanıldığına ilişkin bir ölçüdür. Verimlilik, örgütsel performansın daha çok fiziksel bir ölçümüdür. Verimlilik örgüt performansını açıklayan etkenlik, verim, kalite, çalışma yaşamının kalitesi, yenilik gibi temel performans boyutlarından biri kabul edilmektedir. Performans basit bir bakışla üretimde artış olgusuyla da değerlendirilebilir. Ancak bu olgu verimlilik değildir. Üretim artışı kimi durumlarda kullanılan üretim kaynaklarının miktarı artırılarak sağlanabilir. Yani üretim artışı verimlilik artışı sağlanmadan da gerçekleştirilebilir. Bu olgu yüksek verimlilik nedeniyle oluşan maliyet azalmalarından değil talep artışından ya da enflasyondan kaynaklanan kâr artışlarına benzerlik gösterir. Klasik anlamda verimlilik oranı aşağıdaki gibidir.

                      Çıktı (output)
Verimlilik= ------------------- 
                       Girdi (input)

Bu matematiksel ilişkiye göre verimlilik, bir üretim ya da hizmet sürecinin belli bir dönemi sonunda üretilmiş olan ürün ve hizmetlerle (çıktı), bu üretimi gerçekleştirmek amacıyla kullanılan üretim kaynaklarının (girdi) birbirine oranlamasıyla elde edilen bir orandır. Verimlilik oranları belli bir dönem sonunda gerçekleşen etkinlikleri değerlendiren, işletmede neyin ne kadarla üretildiğini gösteren araçlardır. Verimlilik işletme performansının odak noktasıdır. Verimliliği hedeflerinden biri olarak kabul etmeyen işletmelerin yönlendirilmesi ve yönetimi olanaksızdır. Verimlilik boyutunun önemi verimlilik artışlarının yöneticiler, çalışanlar ve hatta ulusal çıkarlar açısından taşıdığı anlamda çok daha belirginleşmektedir. Verimlilik artışları işletme düzeyinde daha iyi kalitede, daha düşük maliyetle daha çok üretim  ve daha çok gelir ve kâr demektir. Aşağıdaki çizelgede verimlilik kavramına açıklık getirilmeye çalışılmıştır.

Verimlilik nedir?	Verimlilik ne değildir?
- Çalışanların performansını ve çalışma koşullarını geliştiren tekniklerdir. Bu teknikler çalışanları daha iyi, daha çok çalışmayı özendirir.	- Çalışanları koşturarak, canından bezdirerek, onları robotlaştırarak çalıştırmak için hazırlanan kurnazca teknikler değildir
- Nitel ve nicel üretimin kullanılan kaynaklara oranıdır. Çıktı ve girdi ikisi de önemli faktörlerdir.	- Üretim miktarını ölçen bir ölçüt değildir. Çıktıdaki artış verimlilik artışına bağlı olabilir, olmayabilirde.
- Kâr planlamasında yararlı bir faktördür. Girdi faktörlerini sabit tutup, verimlilik artırılırsa sonuçta gelir artar.	- Kârlılığın bir göstergesi değildir. Belli durumlarda, düşük verimliliği olan projeler de kârlı olabilir.
- Niteliği geliştiren araçlardan biridir.	- Kaliteyle aynı şey değildir. Verimlilikteki bir artış, daha iyi kaliteyi garantilemez.

4- Kalite (quality):

Kaynakların verimli kullanımını sağlayan, ürün ve hizmetlere kullanım uygunluğu sağlayan, müşteri ihtiyaçlarına uygun üretim ve hizmet anlayışını egemen kılan ve böylece işletmelerin kamusal sorumluluklarını da olumlu olarak gerçekleştirmelerine olanak hazırlayan bir performans boyutudur. Kalitenin boyutları ise işlevsellik, uygunluk, güvenirlik, dayanıklılık, hizmet görürlük, estetik ve itibardır.

5- Çalışma yaşamının kalitesi (quality of working life):

Örgüt çalışanlarının ücret, fiziksel çalışma koşulları, örgüt kültürü, liderlik, işbirliği ortamı, iletişim, bağımsızlık, bilgi ve beceri geliştirme, işle bütünleşme, tanınma-takdir ve planlama, sorun çözme, karar almaya katılım gibi çok çeşitli sistem olgularına karşı oluşan davranış biçimlerini ve düşüncelerini açıklayan bir kavramdır.

6- Yenilik (innovation):

Yönetim performansı iki yönden incelenmelidir. Yönetim işletmede var olan kaynakları yönetmek ve onlardan en yüksek düzeyde yarar sağlamaktan sorumludur. Bunun yanında geleceği yaratmak zorundadır. Yarının işletmesi bugünde saklı olan gereksinimlerden çıkararak dizgesel (sistematik) bir çözümleme ve uygulama çabaları ile yaratılacaktır. Bunun için gereken yenilik, risk alma ve girişimciliktir. İşletme düzeyinde türsel olarak yenilikler; ürün ve hizmet yenilikleri, üretim süreci ya da üretim yöntemlerinde yenilik, kullanım yenilikleridir.  

7- Kârlılık ve bütçeye uygunluk (rantabilite, profitability, budgetability):

Kâr ve kârlılık işletmede toplam gelirler ve toplam maliyetler arasında kurulan bir sonuç ilişkisidir. Basit bir tanıma göre kâr, satışlarla maliyetler arasındaki artı farktır. Bu fark eksi olduğu zaman zarar oluşur. Kârlılık ise gelir ve gider ağırlıklı bir ilişki içinde tanımlanırsa, dönemsel kârın satışlara bölünmesiyle bulunan bir oranın ifadesidir. Kâr ve kârlılık en kolay ölçülebilen performans boyutudur. Bu konuda oldukça gelişmiş ve çok sayıda gösterge bulunmaktadır. Bu durum geleneksel yönetim anlayışında egemen olan yüksek kâr ve düşük maliyet dürtüsü ve dolayısıyla işletmelerde çok iyi işleyen mali bilgi sistemine sahip olmaktan kaynaklanmaktadır. Ayrıca bu konularda yılların  birikimi ile geliştirilmiş performans standartlarının ve endüstri düzeyine kadar çıkan istatistiklerin bulunabilmesi uygulamanın yaygınlaştırılmasında ve gelişmesinde çok önemli olmuştur.

Bütçeye uygunluk ise, kârlılık gibi maliyet (girdi)  ve gelir (çıktı) ilişkisini gösteren ve tanımlayan başka bir kavramdır. Bütçeye uygunluk, kârlılığın bir performans göstergesi olarak kabul edilmediği ya da kâr amacı olmayan ve sadece bir maliyet merkezi olan kamu örgütlerinde kârlılığın yerine bir performans göstergesi olarak kullanılmaktadır. Bütçeler ve bütçe kontrolleri bu görevi plan değerleri ile (bunlar para, miktar, zaman hatta kalite cinsinden biri ya da bir kaçı ile ifade edilebilir) gerçekleşen değerler arsında ilişkiler kurarak yerine getirir. Planlanmış değerlerle gerçekleşen değerler arasındaki farklılık ne kadar az olursa işletmenin bütçeye uygunluk açısından gösterdiği performans da o düzeyde yüksek olacaktır. Bütçeye uygunluk değerlendirmeleri performansın ölçümünde kullanılmanın yanı sıra hem performansın geliştirilmesi için düzeltici önlemlerin alınmasına hem de gelecek dönemlerin performans planlamasına katkıda bulunmaktadır.

Literatürde yukarıda sayılan yedi performans boyutuna son yıllarda kamu (sosyal) sorumluluğu, ürün liderliği şeklinde iki boyutun daha eklendiği görülmektedir.

D- PERFORMANSIN ÖLÇÜLMESİ

Ölçme, bir bilgi sağlama yolu olup, nesnelerin, olayların ve sonuçların gözle görülen özelliklerini temsil edilen simgeleri bulma sürecidir. Bu simgeler nitel yada nicel olup sabit tutarlı ve karşılaştırılabilir özellikler taşıyan ölçü birimleridir. Ölçümler toplumların her kesiminde olduğu gibi, işletmeler için de büyük önem taşımaktadır. Büyük, küçük, özel, kamu, kâr amaçlı veya kamusal amaçlı her işletmede ölçümler yapılır, veriler toplanır, işlenir ve bilgi olarak kullanılır. Modern yönetim anlayışlında ?ölçülen yapılmıştır? ve ?ölçemediğinizi yönetemezsiniz? ilkeleriyle ölçümlerin işletmeler için önemi vurgulanmaktadır.

Performans ölçümleri ve denetimi bir işletmede;

-  İşler ne kadar iyi yapılıyor?
-  Beklenen sonuçlara ne düzeyde ulaşılmıştır?
-  Gerçekleştirilen işlerin amaçlara katkısı olmuş mudur?
-  Bu işlerin örgüt performansına etkisi nedir?
-  Hedef ve stratejilere uygunluk sağlanmış mıdır?
-  Temel ilkelerden sapma var mıdır?
-  Doğru yönde iyiye doğru mu gidiliyor?

gibi belli başlı soruları yanıtlamayı amaçlar.

Kuruluş düzeyinde performans ölçüm ve denetimlerinin rolü aşağıdaki şekilde özetlenebilir.

-  Kuruluşun yaşamını sürdürebilmesi için örgüt içinde performans ve verimlilik anlayışını sürdürmek,
-  Performans yönetiminin kontrolünü geliştirmek,
-  Yönetimin planlama yeteneğini artırmak,
-  Kuruluşun mevcut ve potansiyel sorunlarını erken belirleyerek gelişme gerektiren alanları saptamak,
-  Gerçekleştirilen etkinliklerin sonucunu değerlendirmek ve ilgili bilgilerin tüm düzeylere iletimini sağlamak,
-  Yöneticileri ve çalışanları özendirmek.

Performans ölçümlerinin temel amacı denetim ile yönetimi geliştirme ve değişen koşullara uyarlamaktır. Performans ölçümlerinin amacı suçu, suçluyu bulmak değil performansı artıracak ve geliştirecek yöntemler ile eylemlerin ortaya konulmasıdır. Performans ölçümü ile performans gelişimi arasında doğrudan bir ilişki bulunmaktadır. Performans ölçümlerinin sonucunda düzenli geri bildirim, yönetimin durumu yeniden gözden geçirerek daha üst düzeylere ulaşma beklenir.

Performans ölçüm ve denetim sistemlerinin tasarımlarında;

- Ölçüm ve denetim sistemlerinin ağırlıklı olarak işletme performansının yönetimini ve gelişimini   hedeflemesi,
-  Tasarımlarda sistem yaklaşımlarının izlenmesi,

olmak üzere temel iki koşul aranmaktadır. Bu iki koşulu gerçekleştirebilecek bir yaklaşım ana çizgileri ile aşağıdaki gibi açıklanabilir.

-  Örgütsel sistemin tanımlanması; Bu süreçte, yönetilen sisteme ve bu sistemde neyin ölçülmesi gerektiğine ilişkin ön bilgilerin toplanır.
-  Ölçüm sisteminin uygulanacağı birimde performansı geliştirmek için mevcut geleceğe yönelik olan girişimlerin belirlenmesi; Bu süreçte, mevcut durumun saptanması yanında stratejiler ve planlar belirlenir, bunlar programlara dökülür. Elde edilen bilgiler performans yönetiminde öncelik verilen alanların belirlenmesine dolayısıyla ölçümlerin yönünün saptanmasına yardımcı olacaktır.
-  Ölçüm ve denetim sisteminin tasarımlanması ve uygulamaya geçirilmesi; Bu süreçte, işletme performansının belirlenebilmesi için neyin, nasıl denetlenip, ölçüleceği kararlaştırılır ve uygulanır.
-  Performans geliştirme planları ile ölçüm sistemlerinin sürekli denetlenerek izlenmesi ve geliştirilmesi.

Performans ölçüm ve denetim sistemleri işletme stratejilerinin uygulanmasını kolaylaştırmak, yönetici ve çalışanları örgüt hedeflerine ulaşmaya özendirmek ve bu hedeflere ulaşma düzeyini değerlendirmek amacını taşır. Bu amaçları gerçekleştirebilir bir ölçüm ve denetim sistemi için uygun ölçütlerin seçimi önemlidir. Bu ölçütlerin seçimindeki temel etmenleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

-  İşletmenin stratejik hedefleri,
-  Stratejik hedef ve amaçlara yönelik olarak belirlenen anahtar performans alanları,
-  Performans ölçümlerinde öncelik alan performans boyutları,
-  Performans ölçüm sisteminin uygulanacağı analiz birimlerinin yapı ve nitelikleri,
-  Belli bir yaklaşım modellerini savunan seçilmiş performans ölçüm modelleri,

Performans ölçüm ve denetim sistemlerinin hedeflediği kullanıcılar grubu.

E- PERFORMANS GÖSTERGELERİ VE DENETİMİ

Performans ölçüm ve denetim sistemlerinde performans göstergeleri; finansal göstergeler ve teknik göstergeler olmak üzere iki türde sınıflandırılmaktadır.

Finansal göstergeler performans ölçümlerinde ve denetimlerinde çok eskiden beri kullanılan tipik göstergelerdir. Bu göstergeler finansal tablolardan (bilanço, gelir tablosu, fon akım tablosu vb.), muhasebe kayıtlarından, maliyet muhasebesi kayıtlarından sağlanan verileri kullanan göstergelerdir. Finansal göstergelerin çoğu yasal koşullar gereğince zorunlu olarak kullanılmaktadır. Finansal sonuçlar, işletmenin etkinliklerinin sonucunun parasal göstergeleridir. İyi bir finansal performansın nedeni iyi bir işletme politikasıdır. Finansal performans göstergeleri işletme planlaması ve özellikle bütçelemede temel veri kaynağıdır.

Finansal göstergeler; finansal kayıt ve raporlara dayandıkları için finansal göstergelerin doğruluğunun kuşku götürmemesi ve bu göstergelerin düzenli olarak hesaplanabilmesi, finansal birimlerden çıkması nedeniyle her bilginin her kesim tarafından ciddiye alınması, herkes tarafından anlaşılma ve açıklanması özelliklerini taşırlar. Finansal göstergeler grubunda işletmenin finansal yapısına ilişkin göstergeler ve maliyet analizine ilişkin göstergeler yer almaktadır. Ancak maliyet göstergeleri günümüzde giderek eski önemini kaybetmektedir. Endüstriyel ortamdaki değişim nedeniyle üretim yönetiminde yeni ilkeler ağırlık kazanmaktadır. Esnek üretim, düşük stoklar, kısa geçiş süreleri gibi yeni uygulamalarda maliyet azalmaları sağlama amacından daha çok; kalite, çeşitlilik, bulundurabilirlik ve müşteriye hizmet gibi amaçlar ön planda tutulmaktadır. Maliyet göstergelerinin kullanımı gereklidir, ancak bunların pek çok koşulda yeterli olamayacağı göz önüne alınarak mutlaka teknik göstergelerle birlikte kullanılması yararlı olacaktır.

Teknik göstergeler ideal ölçüm araçlarıdır. İşletmelerde performansın tüm boyutlarıyla ölçülmesine olanak sağlarlar. Bu göstergeler işletmede en üst düzeyden en alt düzeylere kadar etkinliklerin, üretim kaynaklarının, birimlerin ve çalışanların performanslarının ölçülmesinde kullanılmakta, sonuçların nedenlerini ve olumsuz sonuçları düzeltme olanaklarını ortaya koyabilmektedir. Ancak ölçümler için çok ayrıntılı kesin veri ihtiyacı teknik göstergelerin kullanımına bazı sınırlamalar getirmektedir. Performans göstergelerini performans kavramının anlamı içinde sınıflandırmak mümkündür.

a)     Etkenlik göstergeleri:

-  Satış personeli tarafından gerçekleştirilen satış kotası % si,
-  Ürün ya da bölge başına müşteri devri,
-  Programlardan sapma,
-  Pazar payı,
-  Müşteriler açısından işletmenin itibarı,
-  Gerçekleşen projeler, planlanan projeler,
-  Zamanında teslim edilen mal % si.

b)   Verim, girdiden yararlanma göstergeleri:

-  En yüksek-en düşük hedef düzeyleri,
-  Üretim için planlanan malzeme eksikliği % si,
-  Bir siparişin gerçekleşmesinde ortalama toplam maliyetindeki değişme,
-  En alt düzeye düşen stok kalemlerine ait bildirimler,
-  Yüksek oranda bozuk ürün,
-  Makine arızaları,
-  Doğrudan ve dolaylı işgücü oranları,
-  Ortalama üretim süresi,
-  Makine kullanım oranları,
-  Yer kullanım oranları,
-  Stok devir oranları.

c)   Verimlilik göstergeleri:

-  Çalışan başına satışlar,
-  Çalışan başına üretim,
-  Enerji verimliliği.

d)   Kalite göstergeleri:

-  Satın alınan mal ve malzemelerde ret % si,
-  Üretimde ret oranları,
-  Yeniden işleme, düzeltme oranları,
-  Müşteri şikayetleri oranları,
-  Garanti giderleri.

e)   Yenilik göstergeleri:

-  Yeni uygulanan üretim yöntemleri sayısı,
-  Yeni yöntem uygulamaları sonucu zaman ve maliyet tasarrufu,
-  Yeni teknoloji uygulamaları sonucu zaman ve maliyet tasarrufu.

f)    Çalışma yaşamının kalitesi ile ilgili göstergeler:

-  Devamsızlık,
-  İşçi devir oranı,
-  İşçi-işveren uyuşmazlıklarının sayısı,
-  Kaza sayısı,
-  Hedeflenen düzeyleri geçen işçilik saatleri.

g)   Kârlılık ve bütçeye uygunluk göstergeleri:

-  Bütçelenen satışlara göre gerçekleşen satışlar,
-  Hedef düzeylerini aşan bütçe sapmaları,
-  Yatırımların getirisi,
-  Satışların % si olarak kâr,
-  Çalışan başına kâr,
-  Temettü ödemelerinde artış yüzdesi,
-  Finansal göstergeler.

Burada göstergelerin performans denetimi ve boyutlarına göre verilmesinde amaç performans boyutlarına ve performans denetim göstergelerine anlam ve kullanılabilirlik açısından daha bir açıklık kazandırmak ve aralarındaki ilişkiyi ortaya koymaktır. Bu göstergelerin burada ayrıntılı açıklamasına girilmeyecektir.

Kaynak: YDK